10

İletişim

"Evrensel Doğrular", Toplam Kalite'nin her ögesinin başlangıç noktasıdır. Toplam Kalite, Evrensel Doğrulara dayandığı için bir yaşam tarzı olarak hayata geçmesi mümkündür.
Etkin ve verimli "İletişim"in kurulması, Toplam Kalite ve Evrensel Doğruların tamamında olduğu gibi, anlaşılması son derece basit unsurların uygulama sürekliliği ve istikrarına bağlıdır. Şimdi bu unsurların neler olduğuna bakalım:

Ulaşılabilirlik:

Çalışandan ziyade yöneticinin üzerinde çalışması (ve düşünmesi) gereken bir unsurdur. İki boyutta ele almak istiyorum:"Platform Sağlamak" ve "Tutum".

"Platform Sağlamak" teknik ve biraz mekanik bir konudur. Çalışana; katılabileceği, yazabileceği, konuşabileceği, kısaca sesini duyurabileceği ortamlar yaratılmalıdır. Yönetimin mesajları için de aynı platformlar kullanılır. Bunun için kullanılabilecek araçların detayına burada deyinmeyeceğim. Düzenli Toplantılar, İlan Tahtaları, Raporlar, Anketler, Şirket Dahili Yayınları, Sosyal Toplantılar, Çalışma Ekipleri yaygın olarak kullanılan araçların bazılarıdır. "Organizasyonun Kültür Yapısı"na uygun olan araç(lar) seçilir ve uygulamaya geçilir. Bu araçlarda başarılı uygulamalar vardır, dolayısıyla kıyaslama yoluyla (ancak yine de bir uzman yardımiyle) uygulamaya almak mümkündür.

"Tutum", teknik ve mekanik değildir, doğru uygulama için düşünceyi hazım ve inanç gereklidir. Dikkat ederseniz "Açık Kapı Politikası"nı, platform sağlamak için araçların arasında saymadım. Geniş anlamda "Açık Kapı Politikası", bir tutum unsurudur. Burada bahsi geçen "Kapı"nın ofisinizin kapısı olduğunu düşünmenin (ve hatta ofisinizin açık kapısını bunu hakkıyla yaptığınızın gerek ve yeter kanıtı olarak göstermenin) konuya gerektiğinden daha mekanik ve eksik bir yaklaşın olduğuna inanıyorum. Çalışanlarınızın gözünün içine bakmak, vakit ayırmak, anlattıklarını dinlemek, anlayış göstermek, kendi dertlerinizi paylaşmak, beraber gülebilmektir "Açık Kapı Politikası". Biraz daha temele inecek olursak çalışanımıza selam verebilmek, teşekkür edebilmek ve özür dileyebilmektir. Temelde son derece basit şeyler, ancak acaba hangi birimiz hakkını verdiğimizi iddia edebiliriz?

Cevap Vermek:

Bir zamanlar (??) iletişim, yönetimin mesajlarını iletmesi kapsamında ele alınırdı. Sonradan çalışanlarımızın da fikirleri olduğunu ve fikirleri sorulduğu zaman motive olduklarını ve daha verimli olduklarını fark eden biz akıllı yöneticiler çalışanlarımıza fikirlerini sormaya başladık. Böylece iletişim iki yönlü olmaya başladı. Çalışanlarımız ne düşünüyor, ne fikirleri var, bunları toplayacak platformlar yarattık, kayıtlar tuttuk, istatistikler yaptık. Yöneticiler olarak bundan sonraki adımı idrak etmemizin uzun vadeli iletişim için gerek şart olduğunu düşünüyorum:

Nasıl ki yönetim verdiği mesaja bir reaksiyon, bir cevap bekliyorsa çalışan da verdiği bir mesaja bir reaksiyon, bir cevap bekler. Bu son derece basit gerçeği yöneticiler olarak bizlerin anlaması ve içine sindirmesi gerekir. Cevap alamayan çalışanın bir süre sonra yönetimden gelen mesajlara cevap vermemesini yadırgamızın doğru olmadığını düşünüyorum. "Kardeşim bizimkilere anlatıyoruz, anlatıyoruz, tık yok " diyorsak, çalışanımızı eleştirmeden önce yönetici olarak bizim konuya yaklaşımımızı incelememizi öneririm.